Let op: geen onbelaste vergoeding voor iedere thuiswerkdag

Een werkgever kan een onbelaste vergoeding geven voor de extra kosten die een werknemer maakt bij het thuiswerken. Per thuiswerkdag kunt u uw werknemers op grond van de gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling de thuiswerkvergoeding van € 2,15 (bedrag 2023) onbelast vergoeden. De thuiswerkvergoeding die de werknemer ontvangt, is in de praktijk niet altijd precies gelijk aan het vrijgestelde bedrag maal het aantal thuiswerkdagen in een jaar.

Zo is het bijvoorbeeld niet toegestaan om voor één en dezelfde werkdag de gerichte vrijstelling voor thuiswerken én die voor de reiskosten bij woon-werkkilometers toe te passen. Meestal wordt voor zo'n gemengde werkdag dan alleen een reiskostenvergoeding gegeven. Daarnaast moet u ook rekening houden met de zogeheten 128-dagenregeling. Wat houdt dit precies in? Werkt een werknemer vijf dagen per week en werkt u in een kalenderjaar minstens 128 dagen thuis, dan mag u hem een onbelaste thuiswerkvergoeding geven alsof hij veel meer thuiswerkt, namelijk 214 dagen per jaar. Hierdoor hoeft u de vaste vergoeding bij een afwijking door ziekte of verlof niet meteen te herzien. Maar dit zorgt er ook voor dat u niet altijd precies het aantal thuiswerkdagen vergoedt. Belangrijk is wel dat u de aantallen naar evenredigheid toepast als een werknemer standaard op minder dan vijf dagen per week (thuis)werkt.